Dopo aver completato un intervento di assistenza, Iperius One permette di utilizzare le informazioni registrate nel ticket per calcolare il costo dell’attività, generare un documento riepilogativo ed esportare i dati di fatturazione. In questo tutorial vediamo come selezionare un ticket chiuso, controllare cliente, durata e tariffa, generare la fatturazione ed esportare i dati in formato PDF o XLSX.
In sintesi: accedi a Fatturazione > Fatture, seleziona Genera Fattura > Seleziona ticket o seleziona intervallo date, scegli il cliente e uno o più ticket non ancora fatturati o l’intervallo di date. Aggiungi un riferimento e delle note, genera il documento e controlla durata, tariffa e importo. Il riepilogo può quindi essere esportato in formato PDF o XLSX.
Nota sulla licenza: la procedura riguarda i ticket creati tramite la funzionalità di ticketing di Iperius Remote Pro. Prima della fatturazione, il ticket deve essere correttamente associato a un cliente e alle relative sessioni di assistenza.
Parte 1: creazione della fatturazione del ticket
Prima di generare la fatturazione, apri Ticketing > Ticket e verifica che l’intervento risulti completato. Controlla che il ticket sia associato al cliente corretto e che tutte le sessioni di assistenza siano presenti.
Aprendo il dettaglio del ticket puoi verificare titolo, descrizione, cliente, dispositivo, operatore, note, numero di sessioni e durata complessiva dell’intervento.
Controllo preliminare: prima di fatturare, assicurati che il ticket sia chiuso, che il resoconto dell’operatore sia completo e che tutte le sessioni svolte per il cliente siano state collegate al ticket.
Accedere alla sezione di fatturazione
Accedi alla console di Iperius One e seleziona Fatturazione > Fatture nel menu laterale.
La pagina Fatture mostra i dati già generati con data, cliente, prezzo orario, durata, importo, note, riferimento e stato di fatturazione.
La pagina Invoices centralizza le fatturazioni generate e permette di controllare cliente, tariffa, durata, importo e stato.
Selezionare il metodo di generazione
Fai clic sul pulsante Genera fattura in alto a destra. Nel menu sono disponibili due opzioni:
- Seleziona ticket: permette di scegliere manualmente uno o più ticket non ancora fatturati.
- Seleziona intervallo date: permette di generare il riepilogo utilizzando un intervallo temporale.
Per fatturare uno specifico intervento, seleziona Seleziona ticket.
Selezionare e verificare il cliente
Nella finestra Genera fattura dai ticket, apri il menu Clienti e seleziona il cliente interessato.
La selezione del cliente determina quali ticket non fatturati vengono mostrati nel passaggio successivo.
Verifica attentamente il nome del cliente. Le informazioni di fatturazione, come ragione sociale, partita IVA, indirizzo ed eventuale PEC, vengono mostrate nel documento riepilogativo.
Dati del cliente: se ragione sociale, indirizzo o dati fiscali non sono corretti, interrompi la procedura e aggiorna prima l’anagrafica del cliente. Evita di generare il documento con informazioni incomplete o riferite a un’altra azienda.
Selezionare il ticket da fatturare
Dopo aver scelto il cliente, Iperius One mostra la sezione Ticket non fatturati, contenente i ticket chiusi che non sono ancora stati inclusi in una fatturazione.
Seleziona la casella accanto al ticket desiderato. Controlla l’ID, il titolo e la data di chiusura per evitare di includere l’intervento sbagliato.
La sezione Unbilled tickets mostra gli interventi chiusi disponibili per la fatturazione.
Se devono essere fatturati più interventi dello stesso cliente, è possibile selezionare più ticket presenti nell’elenco prima di fare clic su Avanti.
Controllare la durata dell’intervento
La durata fatturabile viene calcolata utilizzando le sessioni di assistenza collegate al ticket. Nel riepilogo sono mostrati il computer interessato, l’ora di inizio, l’ora di fine e la durata di ogni sessione.
Confronta il tempo visualizzato con le informazioni del ticket e con il resoconto dell’operatore. Se una sessione manca o non appartiene all’intervento, correggi il ticket prima di procedere.
Verificare la tariffa oraria
Nel documento viene mostrato il valore Prezzo unitario, mentrenella pagina Invoices la stessa informazione compare nella colonna Prezzo orario.
Nella procedura mostrata, il wizard di generazione non presenta un campo per modificare direttamente la tariffa. Il prezzo deve quindi essere verificato nella configurazione di fatturazione del cliente prima di generare il documento.
Buona pratica: definisci e controlla il prezzo orario durante la configurazione iniziale del cliente. In questo modo ogni ticket utilizzerà una tariffa coerente con il contratto di assistenza.
Nelle schermate della procedura non è presente una sezione dedicata all’aggiunta di righe separate per materiali, trasferte, licenze o altri costi supplementari.
Quando sono previsti servizi aggiuntivi, puoi indicarli nel campo Notes e completarli successivamente nel software gestionale o contabile utilizzato dall’azienda.
Costi aggiuntivi: le note non modificano automaticamente
l’importo calcolato in base alla durata e alla tariffa oraria. Eventuali
materiali, spese o servizi extra devono essere aggiunti e verificati nel
processo amministrativo successivo.
Inserire il riferimento e le note
Dopo aver selezionato i ticket, fai clic su Avanti. Nel passaggio Ulteriori informazioni puoi compilare:
- Riferimento fattura: codice interno, riferimento della proforma, numero dell’ordine o altro identificativo amministrativo.
- Notes: informazioni aggiuntive sull’intervento, sul contratto, sui servizi svolti o sui costi da completare esternamente.
Il riferimento e le note sono facoltativi, ma facilitano la gestione e la successiva identificazione del documento.
Verificare il riepilogo e l’importo totale
Prima di confermare definitivamente, controlla il riepilogo generato. Il documento mostra:
- numero e data del documento;
- azienda che emette il riepilogo;
- cliente destinatario;
- ticket inclusi;
- sessioni collegate;
- durata complessiva;
- prezzo unitario;
- subtotale e importo totale.
L’importo è calcolato utilizzando la durata registrata e il prezzo orario associato al cliente. Verifica che il totale corrisponda alle condizioni concordate.
Creare la fatturazione del ticket
Fai clic su Genera. Iperius One crea la fattura proforma e mostra una notifica di conferma.
Dopo la generazione, il documento mostra cliente, ticket, sessioni, tariffa e importo totale.
Il ticket viene quindi registrato nella pagina Fatture con il proprio riferimento e con lo stato di fatturazione aggiornato.
Fattura proforma: è un documento riepilogativo utilizzato per presentare importi e attività svolte. Non sostituisce la fattura fiscale che deve essere emessa con gli strumenti e secondo le procedure amministrative previste dall’azienda.
Parte 2: consultazione ed esportazione
Accedere alla lista delle fatturazioni
Torna alla pagina Fatturazione > Fatture. Ogni riga corrisponde a una fatturazione generata e mostra le informazioni principali necessarie per il controllo amministrativo.
| Colonna |
Informazione |
| Date |
Data e ora di generazione. |
| Clienti |
Cliente associato al ticket. |
| Prezzo orario |
Tariffa oraria utilizzata per il calcolo. |
| Durata (in ore) |
Durata complessiva delle sessioni fatturate. |
| Importo |
Importo calcolato. |
| Rif. fattura |
Riferimento amministrativo inserito durante la generazione. |
| Fatturata |
Stato della fatturazione. |
Filtrare i dati per cliente, stato o periodo
Nella parte superiore della pagina sono disponibili diversi filtri:
- Clienti: limita i risultati a uno specifico cliente.
- Stato fatturazione: filtra le righe in base allo stato di fatturazione.
- Da e a: definiscono l’intervallo temporale da analizzare.
Dopo aver impostato i criteri, fai clic su Filtra. La tabella viene aggiornata mostrando soltanto i dati corrispondenti.
Prima dell’esportazione: applica sempre i filtri necessari. In questo modo il file conterrà soltanto il cliente, il periodo o lo stato che vuoi trasferire nel gestionale.
Consultare il dettaglio dei ticket fatturati
Utilizza il menu delle azioni sulla destra della riga interessata per aprire il dettaglio del documento. La finestra permette di verificare nuovamente:
- cliente e dati amministrativi;
- ticket inclusi;
- numero delle sessioni;
- computer collegati;
- date e durata delle connessioni;
- prezzo unitario e importo totale.
Selezionare i dati da esportare
Sono disponibili due modalità principali di esportazione:
| Modalità |
Utilizzo |
| Export dalla pagina Fatture |
Esporta i dati dell’elenco dopo aver applicato i filtri per cliente,
stato o intervallo temporale. |
| Export dal dettaglio |
Esporta il singolo documento visualizzato, scegliendo il formato
PDF o XLSX. |
Apri il dettaglio della fatturazione. Nella parte inferiore della finestra sono disponibili i pulsanti
Export PDF e Export XLSX.
Il documento può essere esportato in PDF per la consultazione oppure in XLSX per l’elaborazione dei dati.
| Formato |
Quando utilizzarlo |
| PDF |
Per archiviare, stampare, condividere o inviare il riepilogo al cliente o all’amministrazione. |
| XLSX |
Per elaborare i dati in un foglio di calcolo o importarli in un software gestionale o contabile compatibile. |
Scaricare il file
Fai clic sul formato desiderato. Il browser scarica il file nella cartella configurata per i download.
Al termine, apri il documento e verifica che cliente, riferimento, ticket, sessioni, durata, tariffa e importo siano presenti e corretti.
Utilizzare il file in un software gestionale o contabile
Il file esportato può essere utilizzato come base per il processo amministrativo dell’azienda. In particolare, il formato XLSX permette di organizzare e rielaborare più facilmente i dati.
Prima dell’importazione nel gestionale, verifica:
- corrispondenza dell’anagrafica del cliente;
- formato di data, ora e valuta;
- tariffa e importo dell’intervento;
- eventuali costi aggiuntivi da inserire;
- presenza del riferimento amministrativo;
- regole di importazione richieste dal software.
Prima dell’importazione: conserva una copia originale del file esportato. Se devi modificare colonne, importi o formati, lavora su una copia per mantenere disponibile il riepilogo generato da Iperius One.
Conclusione
La sezione Billing di Iperius One permette di trasformare le informazioni registrate durante l’assistenza in un riepilogo amministrativo chiaro e tracciabile. Cliente, ticket, sessioni, durata, tariffa e importo vengono riuniti in un unico documento.
Grazie ai filtri e all’esportazione in PDF o XLSX, i dati possono essere archiviati, condivisi oppure utilizzati come base per la fatturazione nel software gestionale o contabile dell’azienda. Il documento generato rimane una fattura proforma e deve quindi essere completato secondo le procedure
fiscali applicabili.
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Domande frequenti
Quali ticket possono essere fatturati?
La sezione Unbilled tickets mostra i ticket chiusi del cliente che non sono ancora stati inclusi in una fatturazione.
Da dove viene calcolata la durata dell’intervento?
La durata viene ricavata dalle sessioni di assistenza associate al ticket. Il riepilogo mostra inizio, fine e durata di ogni connessione.
Posso modificare la tariffa durante la generazione?
Nella procedura mostrata non è presente un campo per modificare direttamente la tariffa. Il prezzo orario deve essere controllato nella configurazione di fatturazione del cliente prima della generazione.
Posso aggiungere materiali o costi supplementari?
Il wizard mostrato non dispone di righe dedicate ai costi aggiuntivi. Puoi indicarli nelle note e completarli successivamente nel software gestionale o contabile.
In quali formati posso esportare la fatturazione?
Dal dettaglio del documento puoi esportare la fatturazione in formato PDF oppure XLSX.
A cosa serve il pulsante Export nella pagina Invoices?
Permette di esportare i dati presenti nell’elenco. Prima di utilizzarlo è consigliabile applicare i filtri per cliente, stato o intervallo temporale.
Il documento generato è una fattura fiscale?
No. Il documento generato è una fattura proforma e riporta esplicitamente che non si tratta di una fattura fiscale.
Posso utilizzare il file XLSX nel mio gestionale?
Sì, se il gestionale supporta l’importazione di file XLSX o consente di adattare le colonne. Verifica sempre il formato richiesto dal software prima dell’importazione.
Per qualsiasi domanda o dubbio in merito a questo tutorial,